銀行や金融機関は厳しく規制されています。適用される法律や規制、そして内部ポリシーのガイドラインの範囲内で運営することが必要不可欠です。そのため、銀行や金融機関にとって、業務が適用される法令や社内規定に準拠していることを確認するために、適切なポリシーマネジメントを実施することが重要です。今回は、銀行や金融機関にとって適切なポリシーマネジメントを実践することの重要性と、その方法についてご紹介します。
ポリシーマネジメントの実践とは
ポリシーマネジメントとは、銀行や金融機関がポリシーを策定し、維持するためのプロセスを指します。これには、必要に応じて新しい方針を策定すること、既存の方針を定期的に見直して現行の法令に適合していることを確認すること、変更点を職員に伝えること、職員による方針の遵守を確認すること、遵守されていない問題に迅速に対処すること、方針の実施に関する職員の実績を監視すること、関連するテーマ（例えば、マネーロンダリング防止など）に関する研修を提供することなど、さまざまなプロセスが含まれます。
なぜ適切なポリシー・マネジメントが重要なのか？
適切なポリシー管理の実践は、銀行や金融機関が適用される法律や規制に完全に準拠することを保証するために重要です。適切なポリシー管理が行われていない場合、銀行や金融機関は容易に適用される法律や内部規則へのコンプライアンスを逸脱し、高額な罰金やその他の罰則につながる可能性があります。さらに、ルールや手続きの変更をスタッフ（および顧客）に適切に伝えなければ、間違いを犯し、銀行や金融機関がさらなる法的トラブルに巻き込まれる可能性があります。最後に、適切な研修や監視活動を通じて職員が適切な方針を実施しなければ、組織は規制上の制裁を受けるだけでなく、不適切なサービスの質のために不満を持つ顧客から風評被害を受ける危険もある。
銀行や金融機関はどのように適切なポリシーマネジメントを実施できるのか？
銀行や金融機関が適切なポリシー管理を行うには、必要に応じて新しいポリシーを策定する専門チームを設置する、既存のポリシーを定期的に見直す、ルールや手順の変更を様々なチャネル（例：メール）で伝える、すべてのポリシーが定期的に監査され、関連トピック（例：マネーロンダリング対策）に関するトレーニングを行う、非遵守の問題に迅速に対処する、ポリシー実施に関するスタッフのパフォーマンスをモニターするなど、様々な方法が挙げられます。さらに、銀行は組織内のポリシー管理に特化したソフトウェアソリューションへの投資を検討すべきです。これらのソリューションは、組織内のポリシー管理に関連する手動プロセスの一部（文書の作成/更新/アーカイブなど）を自動化するのに役立ちます。
要約すると、銀行や金融機関が適用される法律や規制を遵守し、高水準の顧客サービス品質を維持するためには、適切なポリシー管理を実施することが不可欠である、ということです。組織内のポリシー管理を担当する専門チームの設置、既存のポリシーの定期的な見直し、ルールや手順の変更の各種チャネルでの伝達、定期的な監査によるコンプライアンスの確保、関連トピックに関するトレーニングの提供、コンプライアンス違反の問題の迅速な対処、ポリシー実施に関するスタッフのパフォーマンスのモニタリング、組織内のポリシー管理専用ソフトウェアソリューションへの投資などにより、銀行は業務を確実にコンプライアンスに保ち、常に高いレベルの顧客サービス品質を維持することができます。
