Dans le secteur financier, les politiques sont les garde-fous qui permettent aux institutions de respecter les réglementations et les meilleures pratiques. Pourtant, il est facile pour ces manuels de politique de prendre la poussière sur une étagère ou pour les différents départements d'interpréter les règles de manière contradictoire. Lorsque les entreprises financières laissent leurs politiques devenir obsolètes, les appliquent de manière incohérente ou ne les mettent pas en œuvre, elles s'exposent à des risques cachés qui peuvent avoir des conséquences coûteuses. Des amendes réglementaires aux atteintes à la réputation, les retombées d'une mauvaise gestion des politiques sont bien réelles. Dans ce billet, nous allons voir comment des politiques obsolètes, incohérentes et non appliquées créent des zones de danger pour les banques et les entreprises financières - et comment y remédier. Le ton ici est conversationnel mais professionnel, alors prenez une tasse de café et plongez-vous dans les histoires édifiantes et les meilleures pratiques que tout professionnel de la finance devrait connaître.
Le coût des politiques obsolètes
Imaginez une banque qui s'appuie encore sur un manuel de conformité vieux de 10 ans pour relever les défis de la banque numérique d'aujourd'hui. Les politiques obsolètes ne tiennent souvent pas compte des risques financiers modernes, des nouvelles exigences en matière de conformité et des progrès technologiques rapides. Les cadres réglementaires évoluent régulièrement et si les politiques de votre institution n'ont pas suivi le rythme, vous pourriez déjà être hors limites. L'une des conséquences immédiates des politiques obsolètes est le risque de non-conformité aux nouvelles lois et réglementations, qui peut entraîner de lourdes amendes et pénalités. Par exemple, lorsque les lois sur la confidentialité des données ou les réglementations anti-blanchiment (AML) sont mises à jour, une politique rédigée il y a plusieurs années ne reflète pas ces changements, ce qui expose la banque à des violations.
Des politiques obsolètes signifient également que l'on passe à côté des meilleures pratiques actuelles. Prenons l'exemple de la cybersécurité : une politique de sécurité informatique vieille de dix ans peut ne pas tenir compte de l'informatique dématérialisée ou des techniques sophistiquées d'hameçonnage. Cette lacune peut entraîner des violations de données financières sensibles. En fait, une gestion et une surveillance inefficaces des données peuvent entraîner les institutions dans de graves problèmes. Morgan Stanley l'a découvert en 2020, lorsqu'elle a été condamnée à une amende de 60 millions de dollars pour avoir manqué de supervision dans le démantèlement d'anciens centres de données - un processus qui a mis en péril les informations des clients.
La leçon à en tirer ? Ce qui fonctionnait il y a quelques années n'est peut-être plus sûr aujourd'hui. Si vous ne mettez pas à jour vos politiques, vous risquez de mettre à mal vos résultats et de perdre la confiance de vos clients du jour au lendemain.
Au-delà des amendes et des infractions, les politiques obsolètes entraînent des coûts opérationnels cachés. Les employés peuvent créer des solutions de contournement ou des procédures "fantômes" lorsque les lignes directrices officielles ne correspondent pas à la réalité. Cela peut engendrer des incohérences et de l'inefficacité. En outre, les régulateurs et les auditeurs considèrent un manuel de politiques poussiéreux comme un signal d'alarme. Il indique qu'une institution ne gère peut-être pas activement sa conformité. Comme l'a dit un expert en politiques, des politiques obsolètes peuvent entraîner des risques financiers, opérationnels et de réputation importants pour une organisation. En bref, la révision et la mise à jour régulières des politiques n'est pas qu'un simple travail administratif - c'est un investissement crucial dans la gestion des risques.
Incohérences dans l'application des politiques
Avoir de bonnes politiques sur le papier est une chose, les appliquer de manière uniforme dans une institution financière est un tout autre défi. Une application incohérente des politiques - lorsque les règles sont appliquées de manière sélective ou interprétées différemment par les différentes équipes - est source de confusion et de responsabilité. Imaginons une banque dont la politique en matière de vigilance à l'égard de la clientèle est strictement appliquée par une succursale, alors qu'une autre succursale adopte une approche plus laxiste. Ces incohérences peuvent entraîner de graves problèmes. Si les régulateurs constatent que les pratiques de conformité varient au sein d'une même institution, ils s'interrogent sur l'efficacité de la gouvernance et de la surveillance de la banque. Dans les cas extrêmes, des politiques contradictoires ou peu claires (ou des différences dans l'application) peuvent entraîner des dommages juridiques ou des atteintes à la réputation, car les parties prenantes se demanderont : cette organisation suit-elle vraiment ses propres règles ?
Nous avons tous entendu l'expression "les actes sont plus éloquents que les mots". En matière de conformité, l'application des règles est plus éloquente que les politiques. Un avocat a fait remarquer à juste titre que lorsqu'une entreprise n'applique pas ses politiques, le résultat peut se résumer en un mot : problèmes.
Un exemple frappant, en dehors du secteur bancaire, est celui d'une entreprise disposant d'une politique stricte en matière de code de conduite que certains directeurs ignorent. Si un département néglige une règle et qu'un autre département sanctionne un employé pour la même infraction, l'entreprise pourrait être confrontée à des plaintes pour discrimination.
Transposons ce scénario à la finance : supposons que la politique de prêt d'une banque plafonne un certain type de risque de prêt, mais qu'une équipe à forte production dépasse régulièrement ce plafond sans conséquence. Une autre équipe respecte le plafond et perd des clients. Cette incohérence suscite non seulement un ressentiment interne, mais aussi des risques de non-conformité. Si ces prêts risqués ne sont pas remboursés ou s'ils attirent l'attention des régulateurs, la banque peut se retrouver dans une position difficile en essayant d'expliquer pourquoi sa politique n'a pas été appliquée de manière uniforme.
L'application incohérente de la loi brouille également la culture de la conformité. Les institutions financières s'efforcent d'inculquer une culture éthique dans laquelle les employés font ce qu'il faut, même lorsque personne ne les observe. Mais si le personnel constate que les politiques sont appliquées de manière arbitraire, cela sape le moral et la crédibilité. Les gens commencent à se dire : "Pourquoi se donner la peine de suivre la politique si les autres ne le font pas ?" Au fil du temps, cela peut éroder l'intégrité d'une institution de l'intérieur. La cohérence, en revanche, envoie un message clair indiquant que l'organisation s'en tient à ses principes. Pour les décideurs, la conclusion est claire : élaborez des politiques sans ambiguïté et veillez à ce qu'elles soient appliquées de manière cohérente à tous les niveaux de l'organisation. La force de vos politiques dépend de leur application.
Les conséquences de politiques non appliquées
Les politiques non appliquées n'ont de politique que le nom. Elles peuvent avoir fière allure dans le manuel de l'employé ou dans le portail de conformité, mais si personne ne les applique réellement, elles sont pratiquement inexistantes. Dans le monde de la finance, avoir une politique sur papier sans la mettre en œuvre peut être plus dangereux que de ne pas avoir de politique du tout, car cela crée un faux sentiment de sécurité. De nombreux scandales financiers se résument à ce décalage : les règles existaient, mais elles n'ont pas été respectées ou n'ont pas été appliquées par les dirigeants.
Prenons un cas concret. Le tristement célèbre scandale des faux comptes de Wells Fargo est un exemple typique de politiques non appliquées. Wells Fargo disposait de nombreuses politiques relatives aux pratiques commerciales éthiques et aux ouvertures de comptes. Pourtant, entre 2011 et 2016, des milliers d'employés ont ouvert des millions de comptes clients non autorisés afin d'atteindre des objectifs de vente agressifs. Les politiques officielles disaient une chose, mais la réalité sur le terrain était complètement différente en raison de la pression exercée par la direction. Résultat ? Wells Fargo a été condamnée en 2016 à une amende de 185 millions de dollars par le Consumer Financial Protection Bureau (entre autres) pour cette activité frauduleuse, et la réputation de la banque a été gravement entachée. Cela s'est produit parce qu'il ne suffisait pas d'avoir des politiques - la banque n'a pas réussi à les appliquer dans le cadre d'une culture de vente sous haute pression. En fait, les politiques auraient tout aussi bien pu être invisibles pour ces employés.
Une autre mise en garde vient du domaine de la lutte contre le blanchiment d'argent. La plupart des banques ont mis en place des politiques détaillées de lutte contre le blanchiment d'argent afin de détecter et de signaler les transactions suspectes. Mais que se passe-t-il si ces procédures ne sont pas réellement appliquées ? Des cas comme celui de l'USAA Federal Savings Bank se produisent. En 2022, USAA FSB a accepté de payer 140 millions de dollars de pénalités après que les régulateurs eurent constaté des "violations délibérées" de la loi sur le secret bancaire (Bank Secrecy Act) - en substance, la banque n'a pas appliqué correctement ses propres politiques et systèmes de lutte contre le blanchiment d'argent.
Comme l'a fait remarquer le directeur intérimaire du FinCEN, le programme de conformité de l'USAA n'a pas suivi le rythme de sa croissance, ce qui a permis à des millions de dollars de transactions suspectes de passer inaperçues.
La banque disposait d' un programme de lutte contre le blanchiment d'argent sur le papier, mais dans la pratique, il était inefficace parce qu'il n'était pas correctement dimensionné ou appliqué. Cette affaire met en évidence une dure réalité : lorsque des politiques existent mais ne sont pas suivies, le risque peut être énorme. Non seulement vous vous exposez à des amendes et à des injonctions réglementaires pour résoudre les problèmes, mais vous avez aussi potentiellement autorisé des activités illicites qui pourraient avoir des implications plus larges en matière de criminalité financière ou de fraude.
Des politiques non appliquées peuvent également conduire à des catastrophes opérationnelles. Pensez aux politiques de gestion des risques que les traders ou les agents de crédit contournent. Dans les années 1990, la banque Barings s'est effondrée parce qu'un trader malhonnête avait dépassé les limites de négociation et que personne n'avait mis en place les contrôles nécessaires pour l'arrêter. Plus récemment, l'incident de la "baleine de Londres" chez JPMorgan Chase a vu un trader prendre des risques démesurés qui ont dépassé les limites de la politique de risque interne, ce qui a entraîné une perte de 6 milliards de dollars et des sanctions réglementaires. Dans les deux cas, les banques avaient des politiques de risque, mais elles n'ont pas été appliquées de manière efficace, ce qui montre comment des directives non respectées peuvent se traduire directement par des pertes financières.
La conclusion est claire : une politique qui n'est pas appliquée peut être pire que l'absence de politique. Elle fait croire à la direction que les risques sont couverts alors qu'ils ne le sont pas. Elle peut même encourager les mauvais acteurs, car ils constatent que des règles existent mais que les violations restent impunies. Les institutions financières doivent régulièrement vérifier et tester leur propre respect des politiques. Si les employés ne respectent pas une procédure, cherchez à savoir pourquoi : la politique est-elle irréaliste, mal communiquée ou s'agit-il d'un problème culturel ? Réglez le problème avant qu'une autorité de réglementation ne le fasse.
Risques cachés liés à la conformité et à la réglementation
Lorsque la gestion des politiques est défaillante - que ce soit en raison d'un contenu obsolète, d'une incohérence ou d'un manque d'application - les risques de conformité et de réglementation restent souvent cachés jusqu'à ce qu'ils explosent sur la scène. L'un des risques cachés est l'effet cumulatif de lacunes mineures dans les politiques. Un petit oubli (comme négliger de mettre à jour une politique pour tenir compte d'une nouvelle réglementation) peut sembler anodin, mais à l'échelle d'une grande organisation, ces oublis s'additionnent. Ils créent des vulnérabilités que les régulateurs ou les auditeurs finiront par découvrir. Le temps qu'ils le fassent, l'institution pourrait être confrontée à un modèle de non-conformité plutôt qu'à un problème isolé, ce qui peut conduire à des sanctions plus lourdes.
Aujourd'hui, les régulateurs sont moins indulgents à l'égard de ces manquements. Ces dernières années, les mesures d'application de la loi dans le secteur financier se sont multipliées, les agences infligeant des amendes record. En 2022, le Bureau américain de protection financière des consommateurs a infligé à Wells Fargo l'amende la plus élevée de son histoire (3,7 milliards de dollars ) pour toute une série de manquements à la conformité et de pratiques déloyales.
Et il ne s'agit pas d'une seule agence ; plusieurs régulateurs, du FinCEN à l'OCC et à la SEC, ont fait monter la pression. Une analyse par Fitch Ratings de 1 500 articles de presse sur les risques bancaires a révélé plus de 600 cas de manquements à la gouvernance, dont près de la moitié impliquaient des amendes réglementaires.
Fitch a même averti que si une défaillance de gouvernance entraîne un préjudice de réputation important ou suggère des problèmes généralisés, elle pourrait déclencher des actions de notation de crédit négatives.
En d'autres termes, une mauvaise gestion des politiques peut discrètement éroder la solvabilité de votre institution et la confiance des investisseurs bien avant qu'un scandale ne fasse la une des journaux.
Outre les amendes et les notations, il faut tenir compte des responsabilités juridiques. Une application incohérente de la politique, comme nous l'avons vu, peut exposer une banque à des poursuites judiciaires (par exemple, de la part de clients ou d'employés se plaignant d'un traitement injuste ou de négligence). Si la politique d'une banque dit une chose et que ses actions en disent une autre, les avocats des plaignants auront du pain sur la planche. Les politiques sont souvent parmi les premiers éléments de preuve examinés dans le cadre d'un litige : "Qu'est-ce que la banque a dit qu'elle ferait, et l'a-t-elle réellement fait ? Si les réponses ne concordent pas, la défense de la banque s'affaiblit. Nous avons également constaté que les régulateurs ne pénalisent pas seulement l'institution, mais parfois des cadres individuels pour des manquements en matière de surveillance. Par exemple, les régulateurs bancaires ont infligé des amendes et même banni des dirigeants lorsqu'il s'est avéré qu'ils avaient ignoré ou n'avaient pas corrigé des problèmes de conformité à la politique (dans l'affaire Wells Fargo, plusieurs dirigeants ont été inculpés et se sont vu infliger des amendes personnelles, en plus des sanctions imposées par la banque).
L'atteinte à la réputation est un autre risque caché, difficile à quantifier mais douloureusement ressenti. Les clients et les contreparties doivent avoir confiance dans la gestion prudente d'une institution financière. Une rupture de cette confiance - par exemple une violation de données exposant des informations sur des clients en raison de protocoles de sécurité dépassés, ou un scandale de blanchiment d'argent qui fait la une des journaux - peut faire fuir les clients. Le risque de réputation est souvent latent ; il n'apparaît pas dans le bilan jusqu'à ce que, soudainement, l'attrition des clients monte en flèche ou que les nouvelles affaires se tarissent. À l'ère des médias sociaux et de l'information instantanée, le moindre soupçon de non-conformité peut entraîner une publicité négative qui fait le tour du monde en quelques heures. N'oubliez pas qu'une violation de la vie privée ou un manquement à la conformité découlant d'une politique obsolète peut entraîner une couverture médiatique négative, nuisant ainsi directement à la crédibilité de l'entreprise.
Et une fois la confiance entamée, il est très difficile (et coûteux) de la rétablir.
En résumé, une mauvaise gestion des politiques ne présente pas qu'un seul risque - c'est un multiplicateur de risques. Elle peut entraîner une surveillance réglementaire, des amendes, des poursuites judiciaires, des accidents opérationnels, des cauchemars pour la réputation et même avoir un impact sur la valeur des actions et les notations de crédit. Ce sont les coûts cachés qui se cachent jusqu'à ce qu'un jour, ils ne soient plus aussi cachés. La bonne nouvelle, c'est que ces risques peuvent être largement évités grâce à une bonne approche de la gouvernance politique.
Bonnes pratiques pour la gestion de la politique financière
Assez de pessimisme, parlons plutôt de solutions. Comment les institutions financières peuvent-elles maintenir des politiques actualisées, cohérentes et applicables ? Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques et des mesures concrètes pour renforcer la gestion des politiques au sein de votre organisation :
- Établir un cycle de révision régulier : Ne laissez pas les politiques devenir obsolètes. Établissez un calendrier (par exemple, des révisions annuelles ou semestrielles) pour réexaminer chaque politique et procédure. Cela permet de s'assurer que vos politiques suivent l'évolution des lois, des réglementations et des conditions commerciales. De nombreuses entreprises lient la révision des politiques aux mises à jour réglementaires - par exemple, si une nouvelle réglementation anti-fraude est publiée, les politiques internes correspondantes doivent être mises à jour dans un délai déterminé. Des révisions régulières permettent de repérer les directives obsolètes avant qu'elles ne deviennent des lacunes en matière de conformité. En fait, la gestion proactive des politiques est essentielle dans l'environnement actuel, qui évolue rapidement, pour éviter la non-conformité avec des lois en constante évolution. Faites en sorte que quelqu'un soit responsable de la mise à jour de chaque politique, qu'il s'agisse d'un responsable de la conformité ou d'un comité de politique.
- Créer une source unique de vérité : l'une des raisons pour lesquelles les politiques sont appliquées de manière incohérente est que les différentes équipes peuvent avoir des versions ou des interprétations différentes des règles. Pour éviter cela, il convient de centraliser la documentation relative aux politiques. Utilisez un système de gestion des politiques ou un référentiel sécurisé où les dernières versions de toutes les politiques sont conservées et où les anciennes versions sont archivées. De cette manière, tout le monde, des employés de première ligne aux auditeurs, peut se référer au même manuel de règles. Des processus clairs de contrôle des versions et d'approbation garantiront que lorsqu'une politique est mise à jour, le changement est communiqué et que la nouvelle version remplace l'ancienne de manière universelle.
- Former et communiquer en permanence : Une politique ne vaut que ce que valent les personnes qui la comprennent. Mettez en place des programmes de formation chaque fois que de nouvelles politiques sont introduites ou mises à jour. Ne vous contentez pas d'enfouir une mise à jour dans un long courrier électronique : organisez de brefs ateliers ou webinaires pour expliquer aux employés ce qui change et pourquoi. Insistez sur l'importance de respecter les politiques et sur les conséquences en cas d'écart. Il est tout aussi important d'encourager les questions. Si certaines parties d'une politique prêtent à confusion, vous devez le savoir avant que quelqu'un ne l'interprète mal sur le terrain. L'instauration d'une culture dans laquelle les employés apprécient les politiques (au lieu de les craindre ou de les ignorer) va dans le bon sens. Les cadres devraient recevoir une formation supplémentaire sur l'application équitable et cohérente des politiques, afin d'éviter le scénario d'un cadre laxiste et d'un autre strict d'une manière qui pourrait sembler discriminatoire.
- Aligner les politiques sur les pratiques du monde réel : Parfois, les politiques échouent parce qu'elles ne reflètent pas la réalité. Il se peut qu'une politique ait l'air bonne sur le papier, mais qu'elle ne soit pas pratique dans les opérations quotidiennes, de sorte que les employés la contournent. Pour éviter cela, il convient d'impliquer des personnes de différents niveaux de l'organisation dans l'élaboration et la révision des politiques - non seulement les responsables de la conformité, mais aussi ceux qui mettront en œuvre les politiques. Leurs commentaires peuvent mettre en évidence les angles morts ou les exigences irréalistes. Lorsque les politiques s'alignent sur les flux de travail et les risques réels, leur mise en œuvre devient plus naturelle. Effectuez également des tests d'efficacité périodiques : choisissez une politique et vérifiez un échantillon de transactions ou d'activités par rapport à cette politique. Vérifiez si la politique est respectée et, si ce n'est pas le cas, cherchez à en connaître les raisons. Cela peut révéler si le problème est dû à un manque de sensibilisation ou de formation, ou à un défaut de la politique elle-même.
- Contrôler la conformité et renforcer la responsabilité : Faire confiance, mais vérifier. Mettez en place des mécanismes de contrôle pour vous assurer que les politiques sont respectées. Il peut s'agir de contrôles automatisés (comme un logiciel qui signale les exceptions à un processus) ou de contrôles manuels ponctuels effectués par l'audit interne ou les équipes chargées de la conformité. Lorsque des violations ou des exceptions sont constatées, il convient d'y remédier rapidement. Parfois, un simple rappel ou une formation supplémentaire suffisent à résoudre le problème ; dans d'autres cas, des mesures disciplinaires peuvent s'avérer nécessaires pour faire passer le message. Quoi qu'il en soit, n'ignorez pas les écarts. Suivez-les, tirez-en des leçons et renforcez le système. Célébrez également les réussites : si un service n'a commis aucune violation de la politique au cours d'un trimestre, reconnaissez-le. Le renforcement positif peut soutenir une culture de conformité tout autant que les mesures correctives.
- Tirer parti de la technologie pour la gouvernance des politiques : À l'ère des réglementations complexes et des données volumineuses, essayer de gérer les politiques avec des feuilles de calcul et des traces de courriels, c'est s'exposer à ce que quelque chose passe à travers les mailles du filet. Les outils modernes de gouvernance des politiques peuvent fournir des tableaux de bord permettant de savoir quand chaque politique a été mise à jour pour la dernière fois, qui l'a lue et attestée, et quelle formation a été suivie. Certains systèmes avancés établissent même une correspondance entre les politiques et les exigences réglementaires, de sorte que vous pouvez facilement voir si un changement réglementaire pourrait nécessiter une modification de la politique. La technologie peut également faciliter une communication rapide à l'échelle de l'organisation lorsqu'une politique est mise à jour, garantissant ainsi que tout le monde voit la nouvelle règle en même temps. En bref, une bonne plateforme de gouvernance, de risque et de conformité (GRC) ou un logiciel de gestion des politiques peut agir comme un filet de sécurité pour attraper les choses que l'effort humain pourrait manquer. Il s'agit d'un investissement, mais compte tenu des coûts potentiels d'un échec de la politique, c'est un investissement intelligent.
En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les entreprises financières créent une base solide pour la conformité et la gestion des risques. Des politiques actualisées vous permettent de rester en phase avec les lois en vigueur ; la cohérence dans l'application vous protège contre les plaintes pour injustice ou négligence ; et la surveillance active du respect des politiques comble le fossé entre le "dire" et le "faire". Il en résulte non seulement une réduction des risques, mais aussi une organisation plus efficace, plus transparente et plus digne de confiance.
Conclusion
Les politiques obsolètes, incohérentes et non appliquées sont des pièges cachés qui peuvent piéger même les institutions financières les plus établies. Nous avons vu comment les coûts peuvent aller d'amendes de plusieurs milliards de dollars à des réputations ternies et tout ce qu'il y a entre les deux. Le paysage de l'industrie financière est en constante évolution - les nouvelles technologies, les risques émergents et les réglementations changeantes signifient que la gestion des politiques n'est pas une tâche que l'on peut " régler et oublier ". Elle nécessite une attention permanente et une volonté d'adaptation. Le bon côté des choses, c'est qu'avec une prise de conscience et une gestion proactive, ces pièges sont tout à fait évitables.
Pour les professionnels de la finance et les décideurs qui lisent ces lignes, le moment est venu de faire la lumière sur ces risques cachés. Examinez attentivement le cadre stratégique de votre organisation. À quand remonte la dernière mise à jour de chaque politique ? Existe-t-il des mécanismes permettant de s'assurer que tout le monde respecte les règles ? Vos politiques couvrent-elles les nouvelles réalités de la fintech, de la cybersécurité, du travail à distance et d'autres défis modernes ? Si l'une de ces réponses vous met mal à l'aise, c'est le signal qu'il faut agir. Les institutions les plus solides sont celles qui font de la gestion des politiques un avantage stratégique. En investissant dans de meilleures solutions de gouvernance des politiques et en encourageant une culture de la conformité, vous protégez l'avenir de votre organisation. N'attendez pas qu'un scandale lié à la conformité ou qu'un audit vous force la main. Que ce soit en adoptant de nouvelles technologies ou en revitalisant vos processus internes, renforcer votre gestion des politiques aujourd'hui est le meilleur moyen de vous prémunir contre les incertitudes de demain. Il est temps d'aller de l'avant en toute confiance, en s'appuyant sur des politiques actualisées, cohérentes et réellement appliquées. La réputation, la sécurité et le succès de votre organisation en dépendent.
Prêt à renforcer votre gouvernance politique ? Prenez l'initiative dès maintenant - examinez, révisez et renforcez vos politiques. Ce faisant, vous éviterez non seulement les risques cachés qui ont fait trébucher les autres, mais vous ouvrirez également la voie à un avenir plus résilient et plus conforme. La voie vers une meilleure gestion des politiques est claire, et le meilleur moment pour commencer est maintenant.
