La création de documents de gouvernance efficaces est une tâche nuancée qui nécessite une attention particulière aux besoins spécifiques de l'organisation, à ses objectifs et à son environnement réglementaire. Dans cet article de blog, nous allons explorer les éléments essentiels qui devraient être inclus dans chaque politique pour s'assurer qu'elle est à la fois efficace et conforme.
Tout d'abord, il est important de comprendre que les politiques ne sont pas des documents à taille unique. Elles doivent être méticuleusement adaptées au produit, au service ou au domaine d'activité qu'elles sont censées régir. Cette personnalisation est essentielle pour garantir que la politique est pertinente, applicable et exploitable.
Malgré le besoin de personnalisation, certains éléments universels sont essentiels à toute politique :
- Domaine d'action et déclaration de politique générale : Chaque politique doit commencer par une déclaration claire décrivant son domaine d'action, le produit, le service ou l'opération spécifique qu'elle couvre, ainsi que son objectif. Cette déclaration sert de " discours d'ascenseur " à la politique, en donnant un aperçu rapide et concis de son intention et de son champ d'application.
- Des objectifs spécifiques : Les politiques doivent articuler les objectifs spécifiques qu'elles sont censées atteindre. Cette clarté aide la direction à mettre en œuvre la politique de manière efficace et garantit que tout le monde est aligné et va dans la même direction.
- Supervision, autorité et responsabilité : Étant donné que la plupart des administrateurs ne sont pas impliqués dans la gestion quotidienne, les politiques doivent désigner un gestionnaire ou un responsable ayant le pouvoir d'exécuter les objectifs de la politique. Cette personne est également chargée de rendre compte au conseil d'administration des progrès accomplis, des difficultés rencontrées et de toute autre information pertinente.
- Autorité secondaire : Sachant que les gestionnaires ou responsables principaux peuvent parfois être indisponibles, les politiques doivent désigner une autorité secondaire qui prendra le relais dans de tels cas. Cela permet d'assurer la continuité et d'éviter les retards dans les processus décisionnels critiques.
- Modifications et exceptions : Les politiques doivent stipuler quand et comment le pouvoir discrétionnaire peut être exercé dans leur mise en œuvre. Il s'agit notamment de préciser qui est autorisé à faire des exceptions, dans quelles circonstances, et quels sont les rapports requis pour la surveillance.
- Unités opérationnelles concernées : Les politiques doivent clairement identifier les départements ou unités qu'elles affectent. Cela permet de s'assurer que le personnel concerné est au courant des politiques qui s'appliquent à lui et réduit le risque que des politiques importantes soient négligées.
- Fréquence d'approbation : Pour conserver leur pertinence et leur efficacité, les politiques doivent être révisées et réapprouvées à intervalles réguliers. Si certaines de ces révisions peuvent être dictées par des exigences réglementaires, les organisations doivent également tenir compte de leurs propres besoins et de la nature dynamique de leurs activités.
- Organe d'approbation : il doit être clair quelles politiques doivent être approuvées par le conseil d'administration et lesquelles peuvent être examinées et approuvées par la direction générale. Cette clarté permet de rationaliser le processus d'approbation et de garantir que les politiques sont examinées au niveau approprié.
- Exigences en matière d'archivage : Une bonne gouvernance exige une bonne tenue des dossiers. Les politiques doivent définir les documents et les enregistrements qui doivent être conservés, pendant combien de temps et dans quel format. Ces éléments sont essentiels à des fins d'audit, de conformité et de contrôle.
- Responsabilité : Enfin, les politiques doivent clairement identifier qui est responsable de leur mise en œuvre et de leur application. Il peut s'agir d'une personne ou d'un comité, mais son rôle doit être explicitement défini pour garantir l'appropriation et la responsabilité du succès de la politique.
L'intégration de ces dix éléments améliorera considérablement l'efficacité de tout document de politique. En veillant à ce que les politiques soient claires, adaptées et alignées sur les objectifs de l'organisation et les exigences réglementaires, les organisations peuvent favoriser une culture de la conformité et de la gouvernance qui soutient leur succès et leur durabilité à long terme.
