Στον χρηματοπιστωτικό κλάδο, οι πολιτικές είναι τα κιγκλιδώματα που κρατούν τα ιδρύματα σε επαφή με τους κανονισμούς και τις βέλτιστες πρακτικές. Ωστόσο, είναι εύκολο αυτά τα εγχειρίδια πολιτικής να σκονίζονται σε ένα ράφι ή διαφορετικά τμήματα να ερμηνεύουν τους κανόνες με αντικρουόμενους τρόπους. Όταν οι χρηματοπιστωτικές επιχειρήσεις αφήνουν τις πολιτικές τους να ξεπεραστούν, τις εφαρμόζουν με ασυνέπεια ή δεν τις επιβάλλουν καθόλου, προσκαλούν κρυφούς κινδύνους που μπορεί να οδηγήσουν σε δαπανηρές συνέπειες. Από ρυθμιστικά πρόστιμα έως ζημία στη φήμη, οι επιπτώσεις από την κακή διαχείριση των πολιτικών είναι πολύ πραγματικές. Σε αυτή τη δημοσίευση, θα διερευνήσουμε πώς οι ξεπερασμένες, ασυνεπείς και μη εφαρμοσμένες πολιτικές δημιουργούν επικίνδυνες ζώνες για τις τράπεζες και τις χρηματοπιστωτικές επιχειρήσεις - και πώς να τις διορθώσετε. Ο τόνος εδώ είναι διασκεδαστικός αλλά επαγγελματικός, οπότε πάρτε ένα φλιτζάνι καφέ καθώς εμβαθύνουμε στις προειδοποιητικές ιστορίες και τις βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να γνωρίζει κάθε επαγγελματίας του χρηματοπιστωτικού τομέα.
Το κόστος των ξεπερασμένων πολιτικών
Φανταστείτε μια τράπεζα που εξακολουθεί να βασίζεται σε ένα εγχειρίδιο συμμόρφωσης 10 ετών για να αντιμετωπίσει τις σημερινές προκλήσεις της ψηφιακής τραπεζικής. Οι ξεπερασμένες πολιτικές συχνά αποτυγχάνουν να αντιμετωπίσουν τους σύγχρονους χρηματοοικονομικούς κινδύνους, τις νέες απαιτήσεις συμμόρφωσης και τις ραγδαίες τεχνολογικές εξελίξεις. Τα κανονιστικά πλαίσια εξελίσσονται τακτικά και αν οι πολιτικές του ιδρύματός σας δεν έχουν συμβαδίσει, μπορεί να έχετε ήδη ξεφύγει από τα όρια. Μια άμεση συνέπεια των ξεπερασμένων πολιτικών είναι ο κίνδυνος μη συμμόρφωσης με τους νέους νόμους και κανονισμούς, ο οποίος μπορεί να οδηγήσει σε υψηλά πρόστιμα και ποινές. Για παράδειγμα, όταν επικαιροποιούνται οι νόμοι περί απορρήτου δεδομένων ή οι κανονισμοί κατά του ξεπλύματος χρήματος (AML), μια πολιτική που έχει συνταχθεί πριν από χρόνια δεν θα αντικατοπτρίζει αυτές τις αλλαγές - αφήνοντας την τράπεζα εκτεθειμένη σε παραβιάσεις.
Οι ξεπερασμένες πολιτικές σημαίνουν επίσης ότι χάνετε τις τρέχουσες βέλτιστες πρακτικές. Σκεφτείτε την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο: μια πολιτική ασφάλειας πληροφορικής δεκαετίας μπορεί να μην λαμβάνει υπόψη της την υπολογιστική νέφους ή τις εξελιγμένες απάτες ηλεκτρονικού "ψαρέματος". Αυτό το κενό μπορεί να οδηγήσει σε παραβιάσεις ευαίσθητων οικονομικών δεδομένων. Στην πραγματικότητα, η αναποτελεσματική διαχείριση και εποπτεία των δεδομένων μπορεί να οδηγήσει τα ιδρύματα σε σοβαρά προβλήματα. Η Morgan Stanley το ανακάλυψε αυτό το 2020, όταν της επιβλήθηκε πρόστιμο ύψους 60 εκατομμυρίων δολαρίων για έλλειψη κατάλληλης εποπτείας κατά τον παροπλισμό παλαιών κέντρων δεδομένων - μια διαδικασία που άφησε σε κίνδυνο τις πληροφορίες των πελατών.
Το μάθημα; Αυτό που δούλευε πριν από μερικά χρόνια μπορεί να μην είναι ασφαλές σήμερα. Η αποτυχία ενημέρωσης των πολιτικών μπορεί να επιβαρύνει την κατώτατη γραμμή σας και να βλάψει την εμπιστοσύνη των πελατών εν μία νυκτί.
Πέρα από τα πρόστιμα και τις παραβιάσεις, οι ξεπερασμένες πολιτικές συνεπάγονται κρυφό λειτουργικό κόστος. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να δημιουργήσουν παρακάμψεις ή "σκιώδεις" διαδικασίες όταν οι επίσημες οδηγίες δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ασυνέπεια και αναποτελεσματικότητα. Επιπλέον, οι ρυθμιστικές αρχές και οι ελεγκτές θεωρούν ένα σκονισμένο εγχειρίδιο πολιτικής ως κόκκινη σημαία. Σηματοδοτεί ότι ένα ίδρυμα μπορεί να μην διαχειρίζεται ενεργά τη συμμόρφωσή του. Όπως το έθεσε ένας ειδικός σε θέματα πολιτικής, οι ξεπερασμένες πολιτικές μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντικούς οικονομικούς, φημιστικούς και λειτουργικούς κινδύνους για έναν οργανισμό. Εν ολίγοις, η τακτική επανεξέταση και ενημέρωση των πολιτικών δεν είναι απλώς γραφειοκρατικό νοικοκυριό - είναι μια κρίσιμη επένδυση στη διαχείριση κινδύνων.
Ασυνέπειες στην εφαρμογή της πολιτικής
Το να έχεις εξαιρετικές πολιτικές στα χαρτιά είναι ένα πράγμα- η ομοιόμορφη επιβολή τους σε ολόκληρο το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα είναι μια εντελώς διαφορετική πρόκληση. Η ασυνεπής επιβολή πολιτικών - όπου οι κανόνες εφαρμόζονται επιλεκτικά ή ερμηνεύονται διαφορετικά από διάφορες ομάδες - είναι μια συνταγή για σύγχυση και ευθύνη. Φανταστείτε μια τράπεζα με μια πολιτική σχετικά με τη δέουσα επιμέλεια των πελατών την οποία ένα υποκατάστημα ακολουθεί αυστηρά, αλλά ένα άλλο υποκατάστημα ακολουθεί μια πιο χαλαρή προσέγγιση. Αυτές οι ασυνέπειες μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρά προβλήματα. Εάν οι ρυθμιστικές αρχές διαπιστώσουν ότι οι πρακτικές συμμόρφωσης διαφέρουν εντός του ίδιου ιδρύματος, αυτό εγείρει ερωτήματα σχετικά με την αποτελεσματικότητα της διακυβέρνησης και της εποπτείας της τράπεζας. Σε ακραίες περιπτώσεις, οι αντικρουόμενες ή ασαφείς πολιτικές (ή οι αποκλίσεις στην επιβολή) μπορεί να οδηγήσουν σε νομική ζημιά ή ζημιά στη φήμη, επειδή τα ενδιαφερόμενα μέρη θα αναρωτηθούν: Ακολουθεί αυτός ο οργανισμός πραγματικά τους δικούς του κανόνες;
Όλοι έχουμε ακούσει το ρητό "οι πράξεις μιλούν πιο δυνατά από τα λόγια". Στη συμμόρφωση, η εφαρμογή μιλάει πιο δυνατά από τις πολιτικές. Ένας δικηγόρος σημείωσε εύστοχα ότι όταν μια εταιρεία δεν εφαρμόζει τις πολιτικές της, το αποτέλεσμα μπορεί να συνοψιστεί σε μια λέξη: προβλήματα.
Ένα τρανταχτό παράδειγμα εκτός τραπεζών είναι μια εταιρεία με αυστηρή πολιτική κώδικα δεοντολογίας που κάποιοι διευθυντές αγνοούν. Εάν ένα τμήμα παραβλέψει έναν κανόνα και ένα άλλο τμήμα τιμωρήσει έναν υπάλληλο για την ίδια παράβαση, η εταιρεία θα μπορούσε να αντιμετωπίσει αξιώσεις για διακρίσεις.
Μεταφράστε αυτό το σενάριο στη χρηματοδότηση: ας πούμε ότι η πολιτική δανεισμού μιας τράπεζας περιορίζει ένα συγκεκριμένο είδος έκθεσης σε δάνεια, αλλά μια ομάδα με υψηλή παραγωγικότητα το υπερβαίνει συνήθως χωρίς συνέπειες. Μια άλλη ομάδα τηρεί το ανώτατο όριο και χάνει δουλειές. Αυτή η ασυνέπεια όχι μόνο δημιουργεί εσωτερική δυσαρέσκεια, αλλά και κινδύνους συμμόρφωσης. Σε περίπτωση που αυτά τα επικίνδυνα δάνεια δεν πληρωθούν ή προσελκύσουν τον έλεγχο των ρυθμιστικών αρχών, η τράπεζα μπορεί να βρεθεί σε δύσκολη θέση προσπαθώντας να εξηγήσει γιατί η πολιτική της δεν εφαρμόστηκε ομοιόμορφα.
Η ασυνεπής επιβολή θολώνει επίσης την κουλτούρα της συμμόρφωσης. Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα προσπαθούν να ενσταλάξουν μια ηθική κουλτούρα όπου οι εργαζόμενοι κάνουν το σωστό ακόμη και όταν κανείς δεν παρακολουθεί. Αλλά αν το προσωπικό βλέπει ότι οι πολιτικές επιβάλλονται αυθαίρετα, αυτό υπονομεύει το ηθικό και την αξιοπιστία. Οι άνθρωποι αρχίζουν να σκέφτονται: "Γιατί να μπαίνω στον κόπο να ακολουθήσω την πολιτική αφού οι άλλοι δεν το κάνουν;". Με την πάροδο του χρόνου, αυτό μπορεί να διαβρώσει την ακεραιότητα ενός ιδρύματος εκ των έσω. Η συνέπεια, από την άλλη πλευρά, στέλνει ένα σαφές μήνυμα ότι ο οργανισμός εμμένει στις αρχές του. Για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, το συμπέρασμα είναι σαφές: συντάξτε πολιτικές που είναι ξεκάθαρες και βεβαιωθείτε ότι κάθε επίπεδο του οργανισμού τις εφαρμόζει με συνέπεια. Οι πολιτικές σας είναι τόσο ισχυρές όσο και η επιβολή τους.
Οι συνέπειες των μη εφαρμοζόμενων πολιτικών
Οι μη εφαρμοσμένες πολιτικές είναι πολιτικές μόνο κατ' όνομα. Μπορεί να φαίνονται καλές στο εγχειρίδιο των εργαζομένων ή στην πύλη συμμόρφωσης, αλλά αν κανείς δεν τις ακολουθεί στην πραγματικότητα, είναι πρακτικά ανύπαρκτες. Στον οικονομικό κόσμο, το να υπάρχει μια πολιτική στα χαρτιά χωρίς εφαρμογή μπορεί να είναι πιο επικίνδυνο από το να μην υπάρχει καθόλου πολιτική - επειδή δημιουργεί μια ψευδή αίσθηση ασφάλειας. Πολλά οικονομικά σκάνδαλα καταλήγουν σε αυτή την αποσύνδεση: οι κανόνες υπήρχαν, αλλά δεν τηρούνταν ή δεν επιβάλλονταν από την ηγεσία.
Ας φέρουμε μια περίπτωση από τον πραγματικό κόσμο. Το διαβόητο σκάνδαλο με τους ψεύτικους λογαριασμούς της Wells Fargo είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα πολιτικών που δεν εφαρμόζονται. Η Wells Fargo διέθετε πολλές πολιτικές σχετικά με τις ηθικές πρακτικές πωλήσεων και τα ανοίγματα λογαριασμών, ωστόσο από το 2011 έως το 2016, χιλιάδες υπάλληλοι άνοιξαν εκατομμύρια μη εξουσιοδοτημένους λογαριασμούς πελατών για να επιτύχουν επιθετικούς στόχους πωλήσεων. Οι επίσημες πολιτικές έλεγαν ένα πράγμα, αλλά η επιτόπια πραγματικότητα ήταν εντελώς διαφορετική λόγω της πίεσης της διοίκησης. Το αποτέλεσμα; Η Wells Fargo τιμωρήθηκε με πρόστιμο 185 εκατομμυρίων δολαρίων το 2016 από το Consumer Financial Protection Bureau (μεταξύ άλλων) για αυτή την απατηλή δραστηριότητα και η φήμη της τράπεζας υπέστη σοβαρή ζημιά. Αυτό συνέβη επειδή η ύπαρξη πολιτικών δεν ήταν αρκετή - η τράπεζα απέτυχε να τις επιβάλει εν μέσω μιας κουλτούρας πωλήσεων υπό υψηλή πίεση. Ουσιαστικά, οι πολιτικές θα μπορούσαν κάλλιστα να είναι αόρατες για τους εν λόγω υπαλλήλους.
Μια άλλη προειδοποιητική ιστορία προέρχεται από το πεδίο της AML. Οι περισσότερες τράπεζες διαθέτουν λεπτομερείς πολιτικές καταπολέμησης του ξεπλύματος χρήματος για τον εντοπισμό και την αναφορά ύποπτων συναλλαγών. Τι συμβαίνει όμως εάν αυτές οι διαδικασίες δεν εφαρμόζονται στην πραγματικότητα; Συμβαίνουν περιπτώσεις όπως αυτή που αφορά την USAA Federal Savings Bank. Το 2022, η USAA FSB συμφώνησε να καταβάλει 140 εκατομμύρια δολάρια σε πρόστιμα αφού οι ρυθμιστικές αρχές διαπίστωσαν "εσκεμμένες παραβιάσεις" του νόμου περί τραπεζικού απορρήτου - ουσιαστικά, η τράπεζα δεν εφάρμοσε επαρκώς τις δικές της πολιτικές και συστήματα AML.
Όπως σημείωσε ο Εντεταλμένος Διευθυντής του FinCEN, το πρόγραμμα συμμόρφωσης της USAA δεν συμβαδίζει με την ανάπτυξή της, επιτρέποντας τη ροή εκατομμυρίων δολαρίων σε ύποπτες συναλλαγές χωρίς να εντοπιστούν.
Η τράπεζα είχε ένα πρόγραμμα AML στα χαρτιά, αλλά στην πράξη ήταν αναποτελεσματικό, επειδή δεν ήταν σωστά κλιμακωμένο ή δεν επιβαλλόταν. Η υπόθεση αυτή υπογραμμίζει μια σκληρή πραγματικότητα: όταν υπάρχουν πολιτικές αλλά δεν ακολουθούνται, η έκθεση μπορεί να είναι τεράστια. Όχι μόνο αντιμετωπίζετε πρόστιμα και κανονιστικές εντολές για την αποκατάσταση των προβλημάτων, αλλά έχετε επίσης ενδεχομένως επιτρέψει παράνομη δραστηριότητα που θα μπορούσε να έχει ευρύτερες επιπτώσεις για οικονομικό έγκλημα ή απάτη.
Οι μη εφαρμοζόμενες πολιτικές μπορούν επίσης να οδηγήσουν σε λειτουργικές καταστροφές. Σκεφτείτε τις πολιτικές διαχείρισης κινδύνου που παρακάμπτουν οι έμποροι ή οι υπάλληλοι δανείων. Η Barings Bank τη δεκαετία του 1990 κατέρρευσε επειδή ένας κακόβουλος έμπορος υπερέβη τα όρια συναλλαγών και κανείς δεν εφάρμοσε τους ελέγχους για να τον σταματήσει. Πιο πρόσφατα, το περιστατικό "φάλαινα του Λονδίνου" στην JPMorgan Chase είδε έναν έμπορο να αναλαμβάνει υπερβολικούς κινδύνους που ξεπέρασαν τα εσωτερικά όρια της πολιτικής κινδύνου, με αποτέλεσμα ζημία 6 δισεκατομμυρίων δολαρίων και ρυθμιστικές κυρώσεις. Και στις δύο περιπτώσεις, οι τράπεζες διέθεταν πολιτικές κινδύνου, αλλά δεν εφαρμόζονταν αποτελεσματικά, καταδεικνύοντας πώς οι μη εφαρμοζόμενες κατευθυντήριες γραμμές μπορούν να μεταφραστούν άμεσα σε οικονομικές απώλειες.
Το συμπέρασμα από εδώ είναι αυστηρό: μια πολιτική που δεν εφαρμόζεται μπορεί να είναι χειρότερη από το να μην υπάρχει καθόλου πολιτική. Παραπλανά τη διοίκηση να πιστεύει ότι οι κίνδυνοι καλύπτονται, ενώ δεν καλύπτονται. Μπορεί ακόμη και να ενθαρρύνει τους κακοποιούς, επειδή βλέπουν ότι υπάρχουν κανόνες αλλά οι παραβιάσεις μένουν ατιμώρητες. Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα πρέπει να ελέγχουν και να δοκιμάζουν τακτικά την τήρηση των πολιτικών τους. Εάν οι υπάλληλοι δεν ακολουθούν μια διαδικασία, να μάθετε το γιατί - είναι η πολιτική μη ρεαλιστική, επικοινωνείται ανεπαρκώς ή υπάρχει πολιτισμικό ζήτημα; Αντιμετωπίστε το πριν το κάνει η ρυθμιστική αρχή.
Κρυφοί κίνδυνοι συμμόρφωσης και κανονιστικών ρυθμίσεων
Όταν η διαχείριση των πολιτικών παραπαίει - είτε λόγω ξεπερασμένου περιεχομένου, είτε λόγω ασυνέπειας, είτε λόγω έλλειψης επιβολής - οι κίνδυνοι συμμόρφωσης και κανονιστικών ρυθμίσεων συχνά παραμένουν κρυφοί μέχρι να εκραγούν στη σκηνή. Ένας κρυμμένος κίνδυνος είναι η επιδείνωση των μικρών κενών πολιτικής. Μια μικρή αβλεψία (όπως η παράλειψη ενημέρωσης μιας πολιτικής για έναν νέο κανονισμό) μπορεί να φαίνεται ακίνδυνη, αλλά σε έναν μεγάλο οργανισμό, αυτές οι αβλεψίες αθροίζονται. Δημιουργούν τρωτά σημεία που οι ρυθμιστικές αρχές ή οι ελεγκτές θα ανακαλύψουν τελικά. Μέχρι να το κάνουν, το ίδρυμα μπορεί να αντιμετωπίζει ένα μοτίβο μη συμμόρφωσης και όχι ένα μεμονωμένο ζήτημα, το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε βαρύτερες κυρώσεις.
Οι ρυθμιστικές αρχές σήμερα είναι λιγότερο επιεικείς με αυτές τις παραλείψεις. Τα τελευταία χρόνια, οι δράσεις επιβολής στον χρηματοπιστωτικό τομέα έχουν αυξηθεί κατακόρυφα, με τις υπηρεσίες να επιδικάζουν πρόστιμα ρεκόρ. Το 2022, το Γραφείο Χρηματοοικονομικής Προστασίας Καταναλωτών των ΗΠΑ επέβαλε το μεγαλύτερο πρόστιμο που έχει επιβληθεί ποτέ - 3,7 δισεκατομμύρια δολάρια - στην Wells Fargo για μια σειρά από παραλείψεις συμμόρφωσης και αθέμιτες πρακτικές.
Και δεν πρόκειται μόνο για μία υπηρεσία- πολλαπλές ρυθμιστικές αρχές, από το FinCEN έως την OCC και την SEC, έχουν εντείνει τη δράση τους. Μια ανάλυση της Fitch Ratings σε 1.500 ειδησεογραφικές αναφορές σχετικά με γεγονότα τραπεζικού κινδύνου διαπίστωσε περισσότερες από 600 περιπτώσεις που αναφέρονταν σε αποτυχίες διακυβέρνησης - σχεδόν οι μισές από αυτές αφορούσαν ρυθμιστικά πρόστιμα
Η Fitch προειδοποίησε μάλιστα ότι εάν μια αποτυχία διακυβέρνησης οδηγήσει σε σημαντική ζημία της φήμης ή υποδηλώνει εκτεταμένα ζητήματα, θα μπορούσε να προκαλέσει αρνητικές ενέργειες πιστοληπτικής αξιολόγησης.
Με άλλα λόγια, η κακή διαχείριση της πολιτικής μπορεί να διαβρώνει αθόρυβα την πιστοληπτική ικανότητα του ιδρύματός σας και την εμπιστοσύνη των επενδυτών πολύ πριν ένα σκάνδαλο γίνει πρωτοσέλιδο.
Εκτός από τα πρόστιμα και τις αξιολογήσεις, αναλογιστείτε τις νομικές ευθύνες. Η ασυνεπής εφαρμογή της πολιτικής, όπως αναφέραμε, μπορεί να ανοίξει μια τράπεζα σε αγωγές (για παράδειγμα, από πελάτες ή υπαλλήλους που ισχυρίζονται άδικη μεταχείριση ή αμέλεια). Εάν η πολιτική μιας τράπεζας λέει ένα πράγμα και οι ενέργειές της λένε κάτι άλλο, οι δικηγόροι των εναγόντων θα έχουν μεγάλη τύχη. Οι πολιτικές είναι συχνά ένα από τα πρώτα αποδεικτικά στοιχεία που εξετάζονται σε δίκες: "Τι είπε η τράπεζα ότι θα κάνει και το έκανε πράγματι;" Εάν οι απαντήσεις δεν συμφωνούν, η υπεράσπιση της τράπεζας αποδυναμώνεται. Έχουμε επίσης διαπιστώσει ότι οι ρυθμιστικές αρχές δεν τιμωρούν μόνο το ίδρυμα, αλλά μερικές φορές και μεμονωμένα στελέχη για αποτυχίες στην εποπτεία. Για παράδειγμα, οι τραπεζικές ρυθμιστικές αρχές έχουν επιβάλει πρόστιμα ή ακόμη και απαγορεύσεις σε στελέχη σε περιπτώσεις όπου διαπιστώθηκε ότι αγνόησαν ή απέτυχαν να διορθώσουν ζητήματα συμμόρφωσης με την πολιτική (η υπόθεση της Wells Fargo οδήγησε σε απαγγελία κατηγοριών και επιβολή προστίμων σε αρκετά στελέχη προσωπικά, πέραν των κυρώσεων της τράπεζας).
Η βλάβη της φήμης είναι ένας άλλος κρυμμένος κίνδυνος που είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθεί αλλά οδυνηρά αισθητός. Οι πελάτες και οι αντισυμβαλλόμενοι πρέπει να εμπιστεύονται ότι ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα διαχειρίζεται τον εαυτό του με σύνεση. Μια παραβίαση αυτής της εμπιστοσύνης - π.χ. μια παραβίαση δεδομένων που εκθέτει πληροφορίες πελατών λόγω ξεπερασμένων πρωτοκόλλων ασφαλείας ή ένα σκάνδαλο ξεπλύματος χρήματος που κυκλοφορεί στις ειδήσεις - μπορεί να διώξει τις επιχειρήσεις. Ο κίνδυνος φήμης είναι συχνά λανθάνων- δεν τον βλέπετε στον ισολογισμό μέχρι που, ξαφνικά, η φθορά των πελατών αυξάνεται κατακόρυφα ή οι νέες επιχειρήσεις στερεύουν. Στην εποχή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και των άμεσων ειδήσεων, ακόμη και μια οσμή μη συμμόρφωσης μπορεί να οδηγήσει σε αρνητική δημοσιότητα που θα κάνει τον γύρο του κόσμου μέσα σε λίγες ώρες. Θυμηθείτε, μια παραβίαση του απορρήτου ή μια αποτυχία συμμόρφωσης που απορρέει από μια ξεπερασμένη πολιτική μπορεί να οδηγήσει σε αρνητική κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης, πλήττοντας άμεσα την αξιοπιστία.
Και όταν η εμπιστοσύνη καταστραφεί, είναι πολύ δύσκολο (και δαπανηρό) να αποκατασταθεί.
Συνοψίζοντας, η αδύναμη διαχείριση της πολιτικής δεν αποτελεί απλώς έναν κίνδυνο - είναι ένας πολλαπλασιαστής κινδύνου. Μπορεί να προσκαλέσει ρυθμιστικό έλεγχο, πρόστιμα, αγωγές, λειτουργικές ατυχίες, εφιάλτες για τη φήμη, ακόμη και να επηρεάσει την αξία των μετοχών και την πιστοληπτική ικανότητα. Αυτά είναι τα κρυφά κόστη που παραμονεύουν μέχρι, μια μέρα, να μην είναι πια τόσο κρυφά. Τα καλά νέα είναι ότι οι κίνδυνοι αυτοί μπορούν σε μεγάλο βαθμό να αποφευχθούν με τη σωστή προσέγγιση στη διακυβέρνηση πολιτικής.
Βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση της δημοσιονομικής πολιτικής
Αρκετά με την καταστροφολογία - ας μιλήσουμε για λύσεις. Πώς μπορούν τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα να διατηρούν ενημερωμένες, συνεπείς και εφαρμόσιμες πολιτικές; Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες βέλτιστες πρακτικές και εφαρμόσιμα βήματα για την ενίσχυση της διαχείρισης των πολιτικών στον οργανισμό σας:
- Καθιέρωση τακτικού κύκλου αναθεώρησης: Μην αφήνετε τις πολιτικές να ξεθωριάζουν. Ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα (π.χ. ετήσιες ή εξαμηνιαίες αναθεωρήσεις) για την επανεξέταση κάθε πολιτικής και διαδικασίας. Αυτό διασφαλίζει ότι, καθώς οι νόμοι, οι κανονισμοί και οι επιχειρηματικές συνθήκες αλλάζουν, οι πολιτικές σας συμβαδίζουν. Πολλές επιχειρήσεις συνδέουν τις αναθεωρήσεις των πολιτικών με τις κανονιστικές ενημερώσεις - για παράδειγμα, εάν εκδοθεί ένας νέος κανονισμός για την καταπολέμηση της απάτης, οι σχετικές εσωτερικές πολιτικές θα πρέπει να ενημερωθούν εντός ενός καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Οι τακτικές αναθεωρήσεις βοηθούν να εντοπιστούν οι ξεπερασμένες οδηγίες πριν γίνουν κενό συμμόρφωσης. Στην πραγματικότητα, η προληπτική διαχείριση των πολιτικών είναι απαραίτητη στο σημερινό ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον για την αποφυγή της μη συμμόρφωσης με τους εξελισσόμενους νόμους. Βάλτε κάποιον υπεύθυνο για τη συντήρηση κάθε πολιτικής, είτε πρόκειται για έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης είτε για μια επιτροπή πολιτικής.
- Δημιουργήστε μια ενιαία πηγή αλήθειας: Ένας λόγος που οι πολιτικές εφαρμόζονται με ασυνέπεια είναι ότι διαφορετικές ομάδες μπορεί να έχουν διαφορετικές εκδόσεις ή ερμηνείες των κανόνων. Αποφύγετε αυτό με τη συγκέντρωση της τεκμηρίωσης των πολιτικών σας. Χρησιμοποιήστε ένα ασφαλές σύστημα διαχείρισης πολιτικών ή ένα αποθετήριο όπου διατηρούνται οι τελευταίες εκδόσεις όλων των πολιτικών και αρχειοθετούνται οι παλαιότερες εκδόσεις. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι, από τους υπαλλήλους πρώτης γραμμής έως τους ελεγκτές, μπορούν να ανατρέχουν στο ίδιο εγχειρίδιο κανόνων. Οι σαφείς ροές εργασίας ελέγχου έκδοσης και έγκρισης θα διασφαλίσουν ότι όταν μια πολιτική ενημερώνεται, η αλλαγή κοινοποιείται και η νέα έκδοση αντικαθιστά καθολικά την παλιά.
- Εκπαίδευση και συνεχής επικοινωνία: Μια πολιτική είναι τόσο καλή όσο οι άνθρωποι που την κατανοούν. Αναπτύξτε προγράμματα κατάρτισης κάθε φορά που εισάγονται ή ενημερώνονται νέες πολιτικές. Μην θάβετε απλώς μια ενημέρωση σε ένα μακροσκελές μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - διοργανώστε σύντομα εργαστήρια ή διαδικτυακά σεμινάρια για να ενημερώσετε τους υπαλλήλους για το τι αλλάζει και γιατί. Τονίστε τη σημασία της τήρησης των πολιτικών και τις συνέπειες της παρέκκλισης. Εξίσου σημαντικό, ενθαρρύνετε τις ερωτήσεις. Εάν τμήματα μιας πολιτικής προκαλούν σύγχυση, θέλετε να το γνωρίζετε προτού κάποιος την παρερμηνεύσει στο πεδίο. Η οικοδόμηση μιας κουλτούρας όπου οι εργαζόμενοι εκτιμούν τις πολιτικές (αντί να τις φοβούνται ή να τις αγνοούν) είναι πολύ σημαντική. Οι διευθυντές θα πρέπει να λαμβάνουν πρόσθετη εκπαίδευση σχετικά με τη δίκαιη και συνεπή επιβολή των πολιτικών, ώστε να αποφευχθεί το σενάριο ένας διευθυντής να είναι χαλαρός και ένας άλλος αυστηρός με τρόπο που θα μπορούσε να φανεί ως διάκριση.
- Ευθυγράμμιση των πολιτικών με την πρακτική του πραγματικού κόσμου: Μερικές φορές οι πολιτικές αποτυγχάνουν επειδή δεν αντικατοπτρίζουν την πραγματικότητα. Ίσως μια πολιτική φαίνεται καλή στα χαρτιά, αλλά είναι ανεφάρμοστη στην καθημερινή λειτουργία, οπότε οι εργαζόμενοι την παρακάμπτουν. Για να το αποφύγετε αυτό, εμπλέξτε άτομα από διάφορα επίπεδα του οργανισμού στην ανάπτυξη και αναθεώρηση των πολιτικών - όχι μόνο τους ανθρώπους που ασχολούνται με τη συμμόρφωση, αλλά και εκείνους που θα εφαρμόσουν τις πολιτικές. Η ανατροφοδότησή τους μπορεί να αναδείξει τυφλά σημεία ή μη ρεαλιστικές απαιτήσεις. Όταν οι πολιτικές ευθυγραμμίζονται με τις πραγματικές ροές εργασίας και τους κινδύνους, η επιβολή γίνεται πιο φυσική. Επίσης, εκτελέστε περιοδικές δοκιμές αποτελεσματικότητας: επιλέξτε μια πολιτική και ελέγξτε ένα δείγμα συναλλαγών ή δραστηριοτήτων με βάση αυτή. Δείτε αν η πολιτική ακολουθείται και, αν όχι, μάθετε γιατί. Αυτό μπορεί να αποκαλύψει αν το πρόβλημα είναι η έλλειψη ευαισθητοποίησης, η έλλειψη εκπαίδευσης ή κάτι που δεν είναι σωστό στην ίδια την πολιτική.
- Παρακολούθηση της συμμόρφωσης και ενίσχυση της υπευθυνότητας: Εμπιστευτείτε, αλλά επαληθεύστε. Εφαρμόστε μηχανισμούς παρακολούθησης για να διασφαλίσετε την τήρηση των πολιτικών. Αυτό μπορεί να είναι αυτοματοποιημένοι έλεγχοι (όπως λογισμικό που επισημαίνει εξαιρέσεις σε μια διαδικασία) ή χειροκίνητοι επιτόπιοι έλεγχοι από τον εσωτερικό έλεγχο ή τις ομάδες συμμόρφωσης. Όταν διαπιστώνονται παραβιάσεις ή εξαιρέσεις, αντιμετωπίστε τις αμέσως. Ορισμένες φορές μια ήπια υπενθύμιση ή πρόσθετη εκπαίδευση επιλύει το πρόβλημα- σε άλλες περιπτώσεις, η επιβολή μπορεί να απαιτεί πειθαρχικά μέτρα για να σταλεί ένα μήνυμα. Όπως και να έχει, μην αγνοείτε τις αποκλίσεις. Παρακολουθήστε τις, μάθετε από αυτές και αυστηροποιήστε το σύστημα. Επίσης, γιορτάστε την επιτυχία - αν ένα τμήμα έχει μηδενικές παραβιάσεις πολιτικής σε ένα τρίμηνο, αναγνωρίστε το. Η θετική ενίσχυση μπορεί να ενισχύσει μια νοοτροπία συμμόρφωσης εξίσου με τη διορθωτική δράση.
- Αξιοποίηση της τεχνολογίας για τη διακυβέρνηση πολιτικής: Σε μια εποχή πολύπλοκων κανονισμών και μεγάλων δεδομένων, η προσπάθεια διαχείρισης των πολιτικών με λογιστικά φύλλα και ηλεκτρονικά μηνύματα είναι σαν να ζητάτε να ξεφύγει κάτι από τα κενά. Τα σύγχρονα εργαλεία διαχείρισης πολιτικών μπορούν να παρέχουν πίνακες ελέγχου για την παρακολούθηση του πότε ενημερώθηκε τελευταία φορά κάθε πολιτική, ποιος την έχει διαβάσει και πιστοποιήσει και ποια εκπαίδευση έχει ολοκληρωθεί. Ορισμένα προηγμένα συστήματα αντιστοιχίζουν ακόμη και τις πολιτικές με τις κανονιστικές απαιτήσεις, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε αν μια κανονιστική αλλαγή μπορεί να απαιτεί αλλαγή πολιτικής. Η τεχνολογία μπορεί επίσης να διευκολύνει τη γρήγορη επικοινωνία σε ολόκληρο τον οργανισμό όταν μια πολιτική ενημερώνεται, διασφαλίζοντας ότι όλοι βλέπουν τον νέο κανόνα αμέσως. Εν ολίγοις, μια καλή πλατφόρμα διακυβέρνησης, κινδύνων και συμμόρφωσης (GRC) ή ένα λογισμικό διαχείρισης πολιτικών μπορεί να λειτουργήσει ως δίχτυ ασφαλείας για να πιάσει τα πράγματα που μπορεί να παραλείψει η ανθρώπινη προσπάθεια. Πρόκειται για μια επένδυση, αλλά λαμβάνοντας υπόψη το πιθανό κόστος μιας αποτυχίας πολιτικής, είναι μια έξυπνη επένδυση.
Με την εφαρμογή αυτών των βέλτιστων πρακτικών, οι χρηματοπιστωτικές επιχειρήσεις δημιουργούν ένα ισχυρό θεμέλιο για τη συμμόρφωση και τη διαχείριση κινδύνων. Οι επικαιροποιημένες πολιτικές σας κρατούν ευθυγραμμισμένους με τους ισχύοντες νόμους- η συνέπεια στην επιβολή προστατεύει από ισχυρισμούς περί αδικίας ή αμέλειας- και η ενεργός εποπτεία της τήρησης των πολιτικών κλείνει το χάσμα μεταξύ του "λέγειν" και του "πράττειν". Το αποτέλεσμα δεν είναι μόνο η μείωση των κινδύνων αλλά και ένας πιο αποτελεσματικός, διαφανής και αξιόπιστος οργανισμός.
Συμπέρασμα
Οι ξεπερασμένες, ασυνεπείς και μη εφαρμοζόμενες πολιτικές είναι κρυφές παγίδες που μπορούν να παγιδεύσουν ακόμη και τα πιο καθιερωμένα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. Έχουμε δει πώς το κόστος μπορεί να κυμαίνεται από πρόστιμα πολλών δισεκατομμυρίων δολαρίων μέχρι αμαυρωμένη φήμη και όλα τα ενδιάμεσα. Το τοπίο του χρηματοπιστωτικού κλάδου μεταβάλλεται διαρκώς - νέες τεχνολογίες, αναδυόμενοι κίνδυνοι και εξελισσόμενοι κανονισμοί σημαίνουν ότι η διαχείριση των πολιτικών δεν είναι ένα έργο που "το βάζεις και το ξεχνάς". Απαιτεί συνεχή προσοχή και προθυμία προσαρμογής. Το θετικό είναι ότι με ευαισθητοποίηση και προληπτική διαχείριση, αυτές οι παγίδες πολιτικής μπορούν να αποφευχθούν πλήρως.
Για τους επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων που το διαβάζουν αυτό: τώρα είναι η ώρα να φωτίσουν αυτούς τους κρυμμένους κινδύνους. Ρίξτε μια προσεκτική ματιά στο πλαίσιο πολιτικής του οργανισμού σας. Πότε ήταν η τελευταία φορά που ενημερώθηκε κάθε πολιτική; Υπάρχουν μηχανισμοί που διασφαλίζουν ότι όλοι ακολουθούν πραγματικά τους κανόνες; Καλύπτουν οι πολιτικές σας τις νέες πραγματικότητες της fintech, της κυβερνοασφάλειας, της εργασίας εξ αποστάσεως και άλλων σύγχρονων προκλήσεων; Εάν οποιαδήποτε από αυτές τις απαντήσεις σας κάνει να αισθάνεστε άβολα, είναι ένα μήνυμα για να δράσετε. Τα ισχυρότερα ιδρύματα είναι εκείνα που μετατρέπουν τη διαχείριση των πολιτικών από άσκηση ελέγχου σε στρατηγικό πλεονέκτημα. Επενδύοντας σε καλύτερες λύσεις διαχείρισης πολιτικών και καλλιεργώντας μια κουλτούρα συμμόρφωσης, προστατεύετε το μέλλον του οργανισμού σας. Μην περιμένετε ένα σκάνδαλο συμμόρφωσης ή ένα εύρημα ελέγχου για να σας αναγκάσει να το κάνετε. Είτε μέσω της υιοθέτησης νέας τεχνολογίας είτε μέσω της αναζωογόνησης των εσωτερικών σας διαδικασιών, η ενίσχυση της διαχείρισης των πολιτικών σας σήμερα είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλιστείτε από τις αβεβαιότητες του αύριο. Ήρθε η ώρα να προχωρήσετε μπροστά με αυτοπεποίθηση - υποστηριζόμενοι από πολιτικές που είναι επίκαιρες, συνεπείς και εφαρμόζονται πραγματικά. Η φήμη, η ασφάλεια και η επιτυχία του οργανισμού σας εξαρτώνται από αυτό.
Είστε έτοιμοι να ενισχύσετε τη διακυβέρνηση της πολιτικής σας; Αναλάβετε την πρωτοβουλία τώρα - επανεξετάστε, αναθεωρήστε και ενισχύστε τις πολιτικές σας. Με αυτόν τον τρόπο, όχι μόνο θα αποφύγετε τους κρυμμένους κινδύνους που έχουν βάλει τρικλοποδιά σε άλλους, αλλά θα ανοίξετε και το δρόμο για ένα πιο ανθεκτικό και συμβατό μέλλον. Ο δρόμος για την καλύτερη διαχείριση των πολιτικών είναι σαφής και η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσετε είναι αυτή τη στιγμή
